APUNTES DE CAPACITACIÓN INFOHUERTAS

Los COSTOS en un microemprendimiento

PARTE UNO: TABLA DE INSUMOS

 
 

 

 

    Utilizamos en el título por única vez el término MICRO emprndimiento, porque cada vez que hablamos de nuestra empresa, pareciera que estamos hablando de un juego de niños y trabajando en la casita de muñecas.  Nuestro emprendimiento es lo más importante que tenemos como actividad económica, nos permite expresarnos a través de actos y procesos de creación, genera el ingreso (o al menos parte de el) para nosotros y nuestros seres más queridos, nos relaciona con otros empresarios que padecen problemas similares a los nuestros y gozan de los mismos momentos de felicidad y ponen igual dedicación, ya sea que trabajen solos u ocupen miles de empleados, y nos permite hacer algo bueno por los demás y encima nos pagarán por ello.  Todo esto es demasiado para decir que somos microemprendedores...

     Hacer huerta parece ser "cosa e' pobre" porque siempre se difundió como una actividad para no morirse de hambre y no como un "vivero" en el cual podemos recuparar fuerzas y renacer en un espacio nuevo en la sociedad, si bien esto no estaba explícitamente excluído.  Las actividades adicionales nacían no por una promoción sistemática, sino por una obvia necesidad de sus protagonistas..  Emprender un negocio a partir de una actividad productiva no es para una mentalidad  MICRO, de "piojos", ni de recuídos, ni marginados ni excluídos.  Antes que nada tenemos que despojarnos de la sensación de que estamos contra las cuerdas:  Somos personas libres, dispuestas a encarar una actividad que exigirá muchísimo de nosostros pero nos dará a su vez muchas satisfacciones.  Nos exige constantemente expandir nuestro modo de pensar, nos desafía a cada momento y nos hace crecer aunque fracasemos.  Y reintentar conociendonos a nosostros mismos y a nuestro mundo un poquito más que antes.  

     Ser emprendedor no es ocuparse en un pasatiempo, aunque muchos emprendedores nacieron de profesionalizar las tareas que hacian en su tiempo libre.  

     Un pasatiempos tiene mucho VALOR para nosotros, pero no tiene precio.  Nuestra huerta tiene muchísimo valor, aunque tal vez no vendamos nada.  Transformar elementos y actividades valiosas para nosotros en productos que tengan precio, será nuestro trabajo.  Esta es una de las primeras y más importantes deciciones para un emprendedor:  Si no construimos sobre nuestros propios valores y solamente queremos aprovechar una oportunidad circunstancial del mercado, probablemente fracasemos o trabajemos a desgano.  Actuaríamos como los "fondos buitres".  tratando de dar un zarpazo donde esta la oportunidad y probablemente con muchas menos posibilidades de éxito a largo plazo que ellos.  Por otra parte, si no encontramos  cómo ponerle un precio ecuánime a nuestros esfuerzos, no podremos continuar por mucho tiempo con la actividad, salvo que tengamos "resto" y estemos dispuestos a sacrificar nuestro capital en nuestro nuevo pasatiempos creyendo que se trata de un buen negocio...

    Se diferencia también en que un pasatiempos es una ocupación en la que ponemos igualmente toda nuestra pasión, nuestro cariño y horas de ocupación, pero en nuestro emperndimiento queremos y necesitamos GANAR DINERO.  Y recuerde, emprendedor que fracasa sirve para otro reinicio, y la segunda vez, seguramente comenzará por un análisis de costos antes de invertir tiempo y esfuerzo.

Advertencia:  Este texto será largo y pesado, prepárese la pava y el mate, un tereré o un te de yuyos con pan casero y dulce con futos de la huerta y ármese de paciencia.  Deseamos que al final sienta que al leerlo haya realizado una buena inversión.

     Los economistas cajonearon por mucho tiempo estas actividades en el "micro", aunque son las células madre de toda economía socialmente justa. Tienen algunas particularidades que las hacen diferentes a negocios más ostentosos, en especial, que el o los dueños son obreros y empresarios al mismo tiempo.

Cómo encontrar la punta del ovillo:

     Cada negocio es distinto, por lo que trataremos de buscar un método para acercanrnos lo menos dolorosamente posible pero en forma entendible a un cálculo de costos, de manera que sea lo más amplio posible, aunque con limitaciones.  Ha sido aplicado con éxito en algunos proyectos y fue elaborado a partir de estas experiencias. Esperamos sus comentarios y sugerencias

 

Insumos y materia prima

     Consideramos insumos y materia prima a todas aquellas cosas que consumimos en el proceso de elaboración de nuestro producto.  Si tenemos una producción encadenada y producimos nuestra propia materia prima, tendremos que anotar  tanto los elementos primarios como los intermedios, cada uno con su costo.  Anotamos todos en una sola planilla madre.  De alli tomaremos los datos para todas las demás operaciones que realizaremos más adelante.  No tema anotar de mas, agregue hojas o compre un cuaderno nuevo.  Y si utiliza una planilla de cálculos de la computadora, quédese tranquilo: admite miles de registros.

Por ejemplo:  si cultivo zanahorias y luego elaboro un dulce de zanahorias (es exquisito), calcularé en una planilla de producto el costo para elaborar mis zanahorias y luego en otra planilla de producto el costo para fabricar el dulce.  Porque sólo de este modo sabré si tal vez no me conviene vender las zanahorias directamente sin hacer el dulce, o comprar las zanahorias a mi vecino o en el mercado o tal vez, aumentar el precio del dulce porque mi insumo (mis zanahorias orgánicas) es más caro de lo que pensaba.  Tendré que hacerle entender esto a mi cliente, pero eso no es tema de análisis ahora, a pesar de que si no logro ésto, serán inútiles mis esfuerzos de hacer el mejor dulce del mundo para venderlo debajo del costo, regalando tal vez no mi dinero, pero si horas de trabajo que podría dedicar a algo más productivo o a compartir con mi familia.  Las planillas de producto las desarrollaremos en otra entrega.

     Lo complicaremos un poquito más: Como queremos ser profesionales en nuestra actividad, trataremos de utilizar los términos en forma clara: materia prima son los "ingredientes" de mi producto.  Si fabrico jabones, puede ser el aceite de coco, alcohol, perfume, etc.  Insumos son aquellos elementos que utilizo en la elaboración, que se consumen, pero que no entran en el producto.  Por ejemplo la leña si hago pan, o el gas si fabrico velas.

Tabla de insumos y materias primas:

     Si esto ya le parece un poco complicado, respire hondo porque recién comenzamos.  

      A partir de aqui trabajaremos con una planilla excel.  Ésta es un sistema que nos permite ahorrar decenas de lápices y gomas de borrar y una vez amaestrada, hará muchisimo trabajo por nosotros.  Si Ud. desea seguir sin computadora y a cuaderno y lápiz, hágalo.  Pero, siempre y cuando pueda acceder a una computadora (asegúrese de que no le borarán sus archivos o de pronto le digan que ya no la puede utilizar) , si invierte tiempo en aprender, lo ahorará en escribir una y otra vez lo mismo y evitará muchos errores de cálculo  Y recuerde que se es primero empresario en la cabeza y el corazón y luego en los hechos.

Listado de insumos y materias primas, unidades de medida, presentaciones y precios

Codigo Insumo o mat. prima Proveedor Presentación Cantidad unidad Costo en $ Costo

Unitario

Fecha
1 zanahorias yo granel 1 kg 0,50 0,50 12/3/2004
2 zanahorias Don Pepe granel 1 kg 0.40 0,40 25/3/2004
3 zanahorias mercado bolsa 25 kg 10,00 0,25 01/04/2004
5 azucar almacen bolsa 10 kg 12,00 1,20 23/3/2004
6 hora de hornalla Garrafas Carogas garrafa 10 kg  100 h 25 0.25 12/3/2004
7 hora ayudante yo 1 1 h 2,00 2,00 01/01/2004
8 zanahorias La Esquina granel 1 kg 0.45 0.45 25/3/2004
9 hora salon mi casa 1 1 h 1.00 1,00 2/2/2004
10 semillas de zanahoria criolla ProHuerta sobre x 5 gr 0.005 kg 0 0 29/03/2001
11 semillas de zanahoria criolla Semillas El Gringo sobre x 5 gr 0.005 kg 300 1,50 20/3/2004
......
9999 renglón borrado --------- ------------- 1 1 0 0
 

 

 

     Esto solo es parte de lo que sería la planilla para computar mi dulce de zanahorias.  Si elaboro otros dulces, agregaré todo lo necesario (manzanas, limones, etc) y si elaboro además otros productos (panes, etc) también incluiré los insumos.

 

Código: Me servirá más adelante para reconocer mi insumo.  Nunca repito los numeros.  No me importa ordenarlo por artículo, ya que en el futuro con mi planilla excel, podré ordenarlos automáticamente en forma alfabética, si fuera necesario, o utilizar la funcion "buscar" para encontrar todas las variantes de zanahorias en mi tabla de insumos. En mi planilla es fundamental que los códigos ocupen la primera columna.

 

Insumo o materia prima: Aquellas cosa que consumo para elaborar mi producto:  Incluye las materias primas (azúcar, zanahorias, semillas) y los insumos que necesito para elaborar el producto, por más que no sean un ingrediente (luz, gas, trabajo). También los envoltorios, envases, etiquetas, etc.

 

Algunos ejemplos: 

Gas: Como en mi empresa no utilizo grandes volumenes, el gas (en este ejemplo), lo mido en horas de hornalla y no en metros cúbicos.  ¿Alguna vez calculó cuántas horas de hornalla le dura una garrafa? ¿O cuanto cuesta una hora de gas del servicio de red?  Es hora de que lo haga.  Porque no puede perder dinero pensando que el gas es gratis o incorporarle al precio de su dulce o de su pan casero el gas con el que cocina su cena, éso lo deberá pagar con sus ingresos.  

 

Trabajo: Como empresario, tendré una ganancia sobre el precio final, por administrar mi negocio (eso lo agregaré al calcular el PRECIO DE VENTA del producto), pero además trabajo como ayudante y a veces como cocinero o oficial.  Ud no es esclavo de su empresa y debe recibir una paga por sus horas de trabajo.  Aunque no retire el dinero y lo reinvierta. Cada cosa tiene su precio y es bueno estimarlo de entrada.  Así le será más fácil crecer.  Cuando necesite ayuda ya sabrá qué pagar y ya tendrá calculados los costos y no tendrá que variar de repente el precio final de su producto.  Y también se dará cuenta si esta poniendo demasiado esfuerzo en algo que no funciona.  Es verdad tambien que como empleado uno no ganaría lo que uno cree merecer, sobre todo en tiempos de crisis.  No quiera hacerse rico con la primera docena de frascos de dulce casero ni resigne todo su sueldo para más adelante. 

 

Zanahorias y mas zanahorias:  Para los fines prácticos de cocinar dulce, pusimos cuatro insumos distintos.  si bien zanahorias son zanahorias, cada una se diferencia en calidad, o presentación.

     Cada una será un insumo DIFERENTE en mi tabla y tendrá su propio renglón y código, sino no podré compararlas.

     Las propias de mi huerta tienen un costo que ya calcule aparte y las cosecho a granel (sueltas).

     Las del verdulero de la esquina también vienen sueltas y pueden ser incluso más baratas, pero tal vez de otra calidad y sabor, vienen a granel (para mi, por más que él las compre en bolsas en el mercado), se venden por kilo.

     Si voy directamente al mercado, tendrán la misma calidad que las de Don Pepa el verdulero, pero serán mas baratas, la presentación será en bolsas, la unidad será también en kilos.   Tendré que considerar tambien el flete o si Pepe me hace descuento para comprarle por bolsas a él.  Para los fines de esta planilla, le agrego el precio proporcional que le corresponda al flete a la bolsa.

Las de la verdulería La Esquina son algo más caras, las anoto para poder comparar.

¿Que nunca pensó que haría tantas cuentas en un solo día?

Aprenda a convivir con ellas.

     Cuando elija qué y dónde comprar, finalmente tendré un pantallazo de mis opciones a simple vista y sin moverme de mi escritorio y sabré como elegir por precio, calidad, confianza con el proveedor, tiempo que ahorro en la compra, etc.  Si alguna variable se me escapa demasiado o me aparece una oferta, sabré como manejarme.

     Ahora las semillas:  si cultivo mis propias zanahorias, las semillas serán un insumo.  Si bien tal vez me ayude el Prohuerta, debería imaginarme que esto no será una relación de por vida, sobre todo si estoy transformando mi huerta en una empresa y averiguo cuánto es el valor real de este insumo.  Tendré en cuenta que varian mucho los precios si compro en pequeña cantidad (sobre) o por lata de tal vez un Kg., buscaré la escala razonable a mi emprendimiento.  Incluiré ese costo en mi cálculo y ahorraré ese dinero (si es un monto que se justifique) para poder comprar semillas cuando lo necesite.

 

 

Hora salón:  Esto es un insumo poco ortodoxo que le pondrá los pelos de punta a los contadores.  En un negocio de mayores dimensiones el costo del lugar en el que desarrollamos nuestra actividad tiene un precio fijo dado por lo que pago o pagaría por un alquiler.  Pero si cocino dulce cuatro horas por dia en mi casa, no pago más alquiler por eso.  Lo que si es probable que en ese momento no pueda utilizar la cocina y tal vez el comedor para otra cosa, y echaré a todo aquel que ingrese en mi "laboratorio" sin cofia ni ropa adecuada ni manos limpias.  Y ese esfuerzo, esa dedicación exclusiva del espacio, tiene un precio, que será un costo variable, según el tiempo que esté ocupado en mi actividad.  Lo mismo si un amigo me presta el taller en las horas que no lo usa.  Un día lo hará de gauchada, pero si voy seguido me comenzará a mirar torcido o deberé pagarle.  Y si mi negocio crece, ya tendré incorporado en el precio de mis productos el dinero que necesito para alquilar o comprar mi propio espacio.  

     Mis clientes me abandonarían rápido si les dijera mañana: mire, doña, el dulce es igual de bueno como la semana pasada, pero ahora vale un 15% más poruque me fui de la cocina a un local pipí cucú.  Si ya era mi cliente y confiaba en lo que yo hacía, me compraba y consumía mi producto, ¿por qué debería de pronto transformarse en benefactora y pagar un "impuesto a mi progreso"?  Esta aparente "ridiculez" ha llevado a la quiebra a pilas de emprendedores.  A propósito,  AHORRE  este dinero de hora salón para cuando lo necesite.  Custodielo como los tesoros de la abuela ( y no le cuente a nadie), porque el día que su suegra la eche de la cocina necesitará ese dinero para seguir trabajando.

 

9999 Renglón borrado.  Eso no hará falta si Ud utiliza hoja y lápiz, pero en una planilla excel será sumamente util mas adelante.  Si en el futuro quiere borrar algo en otra planilla asociada (lo vemos otro dia), simplemente escribe 999 y no desarma todas las cuentas que tiene encadenadas.  Recuerde poner un 1 en la cantidad y un 1 en la unidad, par evitar divisiones por cero.

 

Proveedor: Escriba el nombre siempre igual , no ponga una vez Pepe y otra vez Don Pepe o Josefa (quien es su esposa), sino a la larga Ud o su computadora creerán que tienen tres proveedores envés de uno.  Siempre busque varios proveedores para un mismo producto, para poder comparar.  Cuando decida qué comprar, puedo repasar todos los productos del proveedor y hacer una lista ordenada antes de salir de casa.

 

Presentación:  Es cómo me venden a mí los insumos.  La sal la compro por kilo, no por cucharadas, por más que en mi receta diga media cucharada de sal.  Trate de uniformar los nombres para las presentaciones, para llevar la tabla lo más ordenado posible.  Pueden ser rollos (papel, resinite). bolsas de 50 kg (harina, cemento), granel (todo lo que venga suelto), tiras de 6m (caños) cubos (levadura) caja de 1600 (macetines) y sabe Dios cuantas formas más.

 

Unidad:  Si bien en la tabla figura luego de la cantidad, aqui lo vermos primero.  Trate de convertir todo a una unidades uniformes; si son cosas que se pesan,  por ejemplo Kilos.  Así podrá comparar los precios, independientemente de los proveedores y las presentaciones.  A veces la harina está más barata en el supermercado que comprando una bolsa de 50Kg o los huevos por caja de 6 que el cartón de 30.  Las unidades pueden ser litros, kilos, metros, metros cuadrados, horas y lo que Ud. necesite. 

     Una unidad frecuente es el Número que abreviamos No.  Así medimos todo lo que se cuenta de a uno o varios, por ejemplo media docena de huevos (Insumo: huevo; presntación: maple; unidad: No.; cantidad: 30), UN frasco, UNA etiqueta.

      Acostúmbrese a manejar las mismas unidades en la compra y en la elaboración, esto le facilitará ordenar su trabajo.  Si necesita una cucharada sopera de sal, tómese un dia el trabajo de contar cuantas cucharadas salen de un paquete de un kilo y anotese luego, por ejemplo, 

60 cucharadas........... 1 kg

  1 cucharada = 1/60  = 0.017 kg.  Este dato fue inventado, si lo necesita, mida con la cuchara que Ud utiliza en su receta y anote el resultado.  Así aprenderá a traducir pizcas, gotitas, rodajas, cachitos, puñados, tazas, baldes, en unidades reproducibles.  Y si un dia le roban la cuchara o se rompe la taza, igual podrá segir siento empresario y elaborar las cosas icon el mismo sabor que antes del accidente...

 

     En algunos casos, la unidad de compra es distinta a la de producción y no hay forma de adaptarla.  Las bolsas de arranque por ejemplo, se compran en rollos por kilo, pero siempre las utilizaremos de a una, es decir, nuestra unidad será el Número (No.),  Sería sumamente incómodo calcular y anotar cada vez las fracciones de kilogramos que pesa cada bolsa, además ni nos interesaría saberlo.  Si pesan mas o menos no nos afecta paa nuestro propósito.  Haga el esfuerzo de preguntarle a su proveedor cuántas bolsas entran en el kilo y al poner el precio, anota por ejemplo,  rollo de 500 bolsas  por kilo (o el valor que fuera), en la cantidad 500 y en la unidad No.  Como costo ingresa el precio del kilo de bolsas y en el costo por unidad ingresara 1/500.

 

Una vez que "desnude" sus insumos y los pueda poner todos prolijitos en fila, se asombrará cómo nos engañan las apariencias en los comercios y proveedores.  Perderá un poco de su ingenuidad pero crecerá como empresario.  Ojo con utilizar las mismas mañas para engañar a sus clientes!!!   

 

Costo en  $.

Después de todo lo que padeció hasta aquí y de vaciar varias pavas tomando mate, ésto le parecerá el momento del recreo.  Además, es algo que usted ya sabía hacer:  Anotar cuánto cuesta cada cosa.  Solamente que ahora este dato es algo relevante, ya que le servirá para analizar insumos ordenados, bien definidos y COMPARABLES.  Anote siempre en pesos y centavos, es decir, con dos lugares después de la coma.  Dos pesos con cincuenta serán 2,50 y cinco centavos 0,05.  Ante la duda, redondee para arriba.  No es que querramos estafar a nuestro cliente, pero no podemos correr el riesgo de regalarle nuestro dinero sin darnos cuenta.  Pero ni bien tenga el precio exacto, corrija.

 

     Si fabrica tarjetas artesanales con papel reciclado, póngale un precio al kg de papel, por más que se lo regalen o lo junte Ud mismo en la calle.  Calcule el precio del acopiador o estime lo que le pagaría a alguien para que se lo lleve hasta su taller o casa.  Si le regalan recortes de telas, al menos calcule el precio más barato de las mesas de saldos.  No le regalarán telas toda la vida, y de ser así, gratifique cada tanto a su mecenas con algo del dinero que Ud ahorra.  Así no se hace fama de miserable y construye además un negocio SUSTENTABLE, es decir, que puede seguir existiendo con el pasar del tiempo.

     Si un precio varía mucho a lo largo del año y es un insumo crítico para mi elaboración (cebolla, si elaboro fugazzetta), deberé, además de anotar los proveedores y precios reales, calcular un precio más alto en el verano que compense la escasez en invierno.  O hacer fugacetta solo en los meses que me conviene, si es que esto es posible.  Aqui anoto "Estimado" en la columna de proveedores.

 

Costo Unitario:

Si ya se convenció de que lo que tenía que hacer es utilizar una planilla excel, esto es muy fácil.  Le indica a la planilla que divida el valor de Costo en $ por el de cantidad y obtendrá los costos unitarios.  Sino, sacapuntas y lápiz y a divertirse.  Evite los errores, porque los trasladará durante todos sus cálculos posteriores. El costo unitario será fianlmente el que utilizará paa todos los cálculos posteriores de costos de cualquier producto que esté elaborando o desee elaborar.

 

Fecha:

     ¿Aumentó el Gas? ¿Tuvo que corregir el precio de la cebolla?¿Se terminó la oferta del super?  Actualice los precios cada tanto.  Para productos muy fluctuantes podríamos hacer una planilla aparte y poner el último resultado (o el promedio) en esta planilla general, pero por el momento eso nos complicaría la historia.  Revise todos los precios cada tanto, para detectar las complicaciones andes de que compliquen su empresa.  Por el momento solo podemos estar alerta, no tendremos muchas posibilidades de negociar con nuestros proveedores, y detectar cuáles son los INSUMOS CRÍTICOS (aquellos que condicionan nuestra producción, por su disponibilidad o precio) y manejar sus costos y proveedores alternativos sera fundamental.

 

    Recuerde nuevamente poner un precio PROMEDIO ESTIMADO o un precio MÍNIMO ESTIMADO (aquel que le permita absorber pequeñas variaciones sin perder dinero) para aquellos productos que fluctúan mucho a lo largo del año.

La mitad del trabajo ya la ha realizado.  El rellevamiento de la información y sistematizarla es fundamental para su negocio.  Felicitaciones.  Ya tiene casi todos los elementos para calcular el costo de su producto.  ¿Se anima a intentarlo?  Envíenos sus propuestas por e-mail, en la proxima edicion compartimos la nuestra.

 
     
 

Texto publicado en INFOHUERTAS No.  15                                    

 
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