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Los COSTOS en un emprendimiento de pequeña escala  

 ir a PARTE UNO: TABLA DE INSUMOS

 

PARTE TRES: COSTO Y PRECIO DE PRODUCTO

 
 

 

      En los dos primeros apuntes sobre los costos en un emprendimiento de pequeña escala hemos analizado cómo confeccionar una tabla de insumos y cómo evaluar y valorar los costos de nuestro proceso de elaboración.

     Es que el costo de nuestro producto es un resultado de los insumos que utilizamos y de cómo los obtenemos y de cómo desarrollamos el proceso para obtener el producto final y, posteriormente, de cómo lo vendemos y distribuimos.

     Ya analizamos como el costo de un producto final puede variar considerablemente según el diseño del proceso de elaboración.  Y el proceso depende en gran parte de nuestros conocimientos, de las habilidades, de los recursos disponibles y también de las cisrcunstancias, el entorno y de nuestra elección personal.  

     Una vez definido el proceso, es decir, el modo en que elaboraremos nuestro producto y lo llevemos a la boca de nuestros clientes (siempre que se trate de comida o prótesis dentales, claro), ya tenemos allanado el camino para calcular costos de producto y ensayar un precio final.

     No se preocupe si hacer tantas cuentas le resulta algo difícil:  uno de los motivos por el cual tantos estudiantes argentinos eligen carreras humanísticas mucho más que las de otras disciplinas es porque  tenemos facilidad para comprender a través de la intuición, pero escasa formación para  traducir nuestras observaciones a un lenguaje objetivo.  Pero con esfuerzo, ésto también se aprende.

DEL INSUMO AL PRODUCTO  Y DEL PRODUCTO A LA PRESENTACIÓN FINAL

     Hemos confeccionado la lista de todos los insumos que necesitamos para elaborar nuestro producto.  También confeccionamos una tabla en la que definimos nuestra "fórmula", es decir, cuánto de cada insumo necesitamos para elaborar una cantidad determinada de nuestro producto.  Finalmente necesitamos saber cuánto cuesta cada unidad del producto final.

     Aquí tenemos que diferenciar entre el proceso, el producto y la presentación:  Si por ejemplo elaboro biodiesel, para calcular mis costos del proceso de elaboración puedo definir una producción a partir de  200 litros de aceite vegetal usado, pero mi unidad de producto será el litro de biodiesel y la presentación para la venta, tal vez bidones de 20 litros.

     Si no queremos pasarnos el dia  haciendo cuentas pero tampoco trabajar a ciegas, utilizaremos la tabla de insumos y luego la tabla por proceso de producción para volcar todos los datos necesarios.  A partir de estos datos, lo único que nos falta es saber cuántas unidades de venta se obtienen a partir de nuestra unidad de producción.  Generalmente elegimos un insumo de nuestro proceso (muchas veces el de mayor volumen) para definir el proceso de producción en función al mismo.  Para hacer prepizzas, defino, por ejemplo, mi proceso a partir de 10 Kg de harina de trigo 000 y no a partir de los gramos de sal que necesito.  Luego de realizar algunas pruebas puedo determinar que del amasijo se obtienen unas 60 prepizzas.  Dividiendo el costo del proceso por la cantidad de prepizzas obtengo el costo unitario.  Si vendo las prepizzas en bolsas de dos unidades, mi costo por presentación final será el costo de dos prepizzas mas el costo de envases y el del transporte, si es que las dellivero (¿le gustó la palabra?).

JUGANDO CON LA EXCEL

     Es sumamente práctico usar una planilla en la computadora para analizar nuestro costo por producto  y el costo por presentación.  Si envaso dos prepizzas envés de una, ahorro la mitad de las bolsas y de las etiquetas.   Esto modifica mi costo por proceso.  Simplemente cambiando la cantidad que defino en mi tabla de proceso puedo analizar como varían mis costos por producto y por presentación.

     De igual modo puedo analizar cómo varían mis costos si envés de utilizar una etiqueta fotocopiada en blanco y negro, utilizo una fotocopiada en color.  Veré que tal vez, a pesar de que la segunda es mucho mas costosa, no influye mucho en el costo final pero si mejora considerablemente la presentación de mi producto.  Jugando con todas las variables de mi tabla de insumos puedo analizar cómo mejorar mis costos o cómo mejorar la calidad de mi producto sin afectar mis costos sensiblemente    Modificando variables en mi tabla de producto puedo analizar como hacer promociones, si puedo o no hacer descuentos por cantidad (abaratando costos de envasado, por ejemplo).  Si entrego cuatro a domicilio envés de una, entonces mi cliente tal vez compre menos, pero también puede suceder que las guarde sin problema en el freezer y asi me ayuda a reducir mi costo de distribución a una cuarta parte, liberándome recursos para distribuir a más clientes o para otras tareas.  Bueno, profundicemoe esto en el futuro, cuando analicemos los costos de distribución.

     Las modificaciones en la tabla de insumos, o la modificacion de la relacón entre los insumos (cambios en la receta, otras técnicas de elaboración, etc.)  se reflejarán directamente en nuestra tabla de producto.  

Aquí un primer vistazo de una tabla de producto:

formula que escribimos valor que veremos
G

H

1 Costo total por unidad de produccion =suma(E5:E36) 10,14
2 Unidades de venta por cada Ud. de produccion 12,00 12,00
3 Costo por Unidad de venta =H1/H2 0,85
4 Factor mayorista 2 2,00
5 Precio Mayorista sugerido =H3*H4 1,69
6 Factor minorista 1.40 1,40
7 Precio minorista sugerido =H5*H6 2,37
8 G mayorista en $ =H5-H3 0,85
9 G minorista en $ =H7-H5 0,68
10 G maxima =H8+H9 1,52
11 Factor G maxima =H10/H3 1,80

ANALICEMOS:

     A los fines prácticos, siempre y cuando ya nos emparentamos con las planilas excel, nos ubicamos en la misma hoja en la que desarrollamos los costos por unidad de producción.  dejamos a la derecha de la tabla que ya tenemos una o dos columnas libres y luego escribimos en una celda: 

Costo total por unidad de produccion:

     Esto nada mas y nada menos que el resultado de ta tabla que hemos elaborado en la parte dos, en la que volcamos el proceso de nuestra "receta" de elaboración .  Simplemente sumamos  los costos por unidad de producción de cada insumo utilizado.  Para que todas las tablas queden vinculadas y facilitar nuestro trabajo futuro, escribimos en la celda siguiente una fórmula que realice la suma automáticamente y me de siempre el resultado correcto, por mas que modifique los precios en la tabla de insumos.

     Si por ejemplo en la tabla de costos por proceso de elaboración, los costos por unidadde producción figuran en la  columna E desde la línea 5 hasta la 36, entonces....

Escribimos en la celda a la derecha del texto que acabamos de introducir....

=suma(E5:E36)

Acabamos de introducir una formula en nuestra planilla excel.  Veremos como resultado un número que es justamente la suma de todos los valores que figuran en las celdas desde E5 hasta E36, es decir, donde se calculaban los costos de cada insumo para una cantidad x de productos finales que elaboramos en un unico proceso de elaboracion.

¿Complicado?  Y si, un poquito.  el tiempo que invertimos ahora lo ganaremos en administrar mejor nuestro emprendimiento (no en tener mas tiempo libre, porque este es sumamente escaso entre los emprendedores).

     Sigamos:

Unidades de venta por cada Ud. de produccion:

 Cuando definimos nuestra tabla de costos por proceso de producción, elegimos elaborar una cantidad de producto que nos resultaba "manejable"., por ejemplo para elaborar 20 panes, 10 docenas de empanadas (o 120 empanadas, si queremos calcular todo por empanada y no por docena), 12 delantales o lo que fuera.  Bueno, ese numero, el 20, 10 (o 120), 12 o el que fuera, es el que escribimos en esta celda.

Costo por Unidad de venta (en la puerta de nuestra fábrica)

    Esto es nada mas y nada menos que   el costo de la unidad de producción dividido  por las unidades de venta.  Escribimos la formula (como se ve en la tabla), indicandole a nuestra aliada la Sra Excel qué celda debe dividir por cual otra.

¿Y con el lápiz?

     Si no se lleva bien con las planillas electrónicas y antes de que pierda el entusiasmo, recuerde que todas estas operaciones se pueden hacer con un papel y un lapiz ( y una goma de borrar como cómplice).  Simplemente haga una tabla en un papel, ponga en una columna las formulas y al lado va escribiendo los resultados.

Factor mayorista

   ¿Qúe será esto?     Simplemente la plusvalía que criticaba  Marx.  En otras palabras, además de todos los costos que ya calculamos, incluído el pago por nuestras horas de trabajo, como emprendedores pretendemos ganar algo mas que nuestro pago por el trabajo.  No necesariamente para despilfarrarlo , pero si para poder tener un "resto" que nos permita reinvertir, recuperar parte de la inversión, ampliar el negocio, etc, etc.

     Probablemente  usted elabore y venda directamente a  sus clientes y no a través de distribuidores.  sin embarcgo, puede ser util  calcular primero un costo de venta mayorista y luego uno minorista, para que tenga una idea donde está parado y pueda analizar si su negocio, cuando venda más, sigue siendo rentable.  Si, leyó bien: porque cuando crece, necesita mas tiempo, mas infraestructura, etc, etc y ya su suegra no le querrá prestar más dinero,  Los morlacos tendrá que ir ahorrándolos de todo el trabajo extra que Usted fue haciendo.  Incorporar un factor mayorista y uno minorista es una especie de trampita matemática que le permite apartar las monedas que necesitará invertir luego en su negocio.

Si el factor mayorista es igual a 1, significa que usted vende al costo de producción, y si es igual a , digamos, 2, es que vende al doble de su costo.  No se puede hablar de un valor ideal.  Si es muy codicioso, puede decir que quiere vender un pan al precio de lo que vale una casa, pues adelante, busque su cliente.  Razone y ponga un numero que le permita absorber imprevistos y un ahorro, pero que no ahorque a sus compradores.  Porque asi como muerto el perro se acabó la rabia, si usted liquida a su cliente, se acabó su negocio y además, su reputación.  Pero si no pone nada, se funde ante cualquier imprevisto.

COSTO Y PRECIO

     Precio es lo que finalmente pretendemos cobrarle a nuestro cliente, y lo que éste estará dispuesto a pagarnos y costo es lo que tuvimos que pagar (invertir) para obtener el producto hasta que lo vendemos (no solamente por elaborarlo, si por ejemplo debemos guardarlo en un freezer, también necesitamos tener en cuenta el costo del frio, además del costo de elaboración).  Podemos calcular el precio y el costo con impuestos, en particular iva, ingresos brutos y ganancias, o sin ellos.  Generalmente se calculan valores netos (sin impuestos) y luego paralelamente se calculan con impuestos.  Depende de su situación ante el fisco y como facture, el modo de manejarse.  Una vez que aprendió a hacer bien las cuentas de su producto, puede pedirle ayuda a su contador o practicar con una o dos columnas más en su planilla excel, en las que cargará los porcentajes de los impuestos y así puede hilar más fino.

Precio mayorista sugerido:

Es el resultado de multiplicar el costo por unidad de venta por el factor mayorista.  Imaginemos que Usted vende plantines por unidad y hace un precio especial por cien plantines.  Entonces su precio mayorista sera el que calcula para una venta decien plantines, dividido las unidades de venta (en este caso, cien).  Suponemos que estamos en condiciones de hacer cien plantines y que en este proceso ahorramos algo y trabajamos más eficientes que si los elaboraramos de a uno.  Entonces "bonificamos" a nuestro cliente con un mejor precio.  Este es uno de los principios de la economía de mercado: a mayor escala mejor precio (o almenos, menores costos).  Muchos negocios no se podrían hacer por debajo de una escala mínima,  pero ojo, por encima de una máxima tampoco.  En nuestro segmento, si quisieramos hacer diez  veces mas, tenemos que superar algunos obstáculos que pueden ser espacio, capital, tecnología, experiencia.  Si trabajamos a una escala artesanal, tal vez los costos por unidad producida sigan siendo siempre iguales, por mas volumen que elaboremos (salvo que nuestros proveedores nos hagan precio).  

Entonces, una vez que definimos el factor mayorista, veremos como resultado el precio mayorista.  Si no le "gustó" el precio final, entonces modifique el factor mayorista hasta que doña Excel le devuelvar uno que le agrade más.  Así de paso ya sabe cuánto "remarca".  Verá que hay productos que pueden darle mucho más "margen"  que  otros, ya que a la hora de poner el precio, Usted es el que decide, pero sus clientes y su competencia son los que ponen las reglas de juego (no se deprima, por favor).  En este análisis irá acumulando experiencia y perdiendo algo de su ingenuidad comercial y aprenderá a afilar el lápiz.

Factor minorista:

Más de lo mismo, pero esta vez a nivel minorista.  Si tiene un vivero con venta al público, está realizando dos trabajos.  Por un lado produce plantas y plantines, compost, etc y por otro lado vende al público.  Tiene una actividad "industrial" y una de "servicios". Las habilidades que requiere una son completamente diferentes a la otra.  Es verdad que las plantas hay que tratarlas con amor y simpatía, pero no  lo sacarán de quicio como un cliente apurado en buscar un regalo un sabado a las 12:30.  

Entonces, para apaciguar los nervios, consideremos que está realizando dos actividades y que cada una por si sola debería ser autosuficiente:  usted debería "ganar" cultivando plantas y tambien "ganar" vendiéndolas (y está demostrado que el dinero calma los nervios, almenos por un rato).  Lo que puede suceder es que con cada cosa no gane lo suficiente y recién cuando las suma (integra), tiene los ingresos que necesita.  Pero calcúlelas por separado,  así cuando crezca su negocio, ya sabe en qué momento (finaciero, no de sus nervios) está en condiciones, digamos, de tomar un empleado para la venta (o producción) o cuando puede aumentarle el sueldo...  Si quisiera, puede disgregar su negocio en módulos más pequeños aún, pero una vez que aprende a separalo en dos partes, luego dividirlo más será como pelar chauchas.

Repasemos:  "Dibujamos" (estimamos) un factor minorista, que es la diferencia entre el precio de mi producto ya elaborado si lo vendiera por cantidad y el precio en el que finalmente lo venderé uno por uno, o hablando en criollo, cuánto remarcaría la mercadería si yo comprara lo que produzco (envés de elaborarlo).  El resultado:  El precio minorista sugerido por nuestra planilla.  En el factor minorista incluimos los gastos que nos ocasiona tener el acopio de la mercadería (uso de espacio, alquiler de depósito, etc, etc) hasta que finalmente la vendemos, más nuestro sueldo de vendedores, o por entregarla, dividido por la cantidad de productos que tendremos disponibles.  Este análisis puede ser tan sencillo o complicado como querramos hacerlo, lo que sí debemos considerar siempre es que hay costos que a simple vista se nos escapan o esconden y que aunque sea al voleo (hasta que aprendamos más), tenemos que cargarlos en algun lado.

G mayorista en $

Es el precio mayorista menos el costo por unidad de venta:  si elaborar un paquete de prepizzas me costó 0,85 pesos (con bolsa, etiqueta y todo) y le cargué un "factor mayorista de 2,00) entonces tendré un precio mayorista de 0,85 x 2,00  = 1,69 pesos.  Mi ganancia mayorista será de  1,69 - 0,85  = 0,85 pesos.

Eh. que nos equivocamos.  Tantas explicaciones para luego sumar y restar mal... Bueno, considere que nuestra planilla excel calcula con mas decimales de los que muestra y que nuestros 0,85 originales vienen de la planilla de costo del proceso de elaboración.  Internamente va "arrastrando" decimales que no muestra y por eso podemos ver resultados de redondeo que no nos parecen coherentes a simple vista.

Pero atención: la ventaja de este método, es que si me aumenta un insumo, por ejemplo, la levadura, yo modifico el precio en mi tabla de insumos y luego voy a esta planilla y miro como me cambio el precio final del producto.  Entonces decido si lo traslado al precio final o si bajo un cachito mi ganancia mayoristaTambién me daré cuenta en cuánto me afecta un cambio de precio de un insumo en el precio final y pronto sabré más que muchos políticos y periodistas que le pretenden que usted page los aumentos.  O se convierte en un empresario pícaro que cuando la levadura aumenta un 20%, aumenta su producto de igual modo, cuando en realidad ese precio impacta tal vez, un 0,15 % en el precio de su producto.  Arme la planilla, juegue y se asombrará de las maravillosas matemáticas.

G minorista en $

Es el precio minorista menos el precio mayorista.  Si finalmete le apliqué al producto un factor minorista de 1,40 (un 40% sobre mi precio mayorista), entonces tendré: 1,69 (precio mayorista) * 1,40 (factor minorista) = 2,37 (precio de venta.  Cada unidad vendia me da una ganancia a nivel minorista (por venderla, no por producirla), de 

2,37 - 1,69 = 0,68

  No se apresure a sacar conclusiones, aplique estas cuentas a su propio producto y luego analice los resultados.  En muchos casos, ofrecer un servicio adicional, potencia muchísimo las ganancias de la empresa, y no solo en un pequeño emprendimiento, sino también, por ejemplo, en una estación de servicio que agrega un kiosco y cafetería.  Tal vez usted no pueda incrementar su infraestructura de producci+on, al menos por el momento, pero si puede ofrecer un servicio que incremente notablemente sus utilidades.

G máxima

Es la suma de la ganancia minorista y la mayorista en $ por cada unidad de venta. En nuestro caso, 1,52 pesos

Factor G maximo

Es lo máximo que puedo ganar por producto vendido poniendo mi mejor onda (produciento, vendiendo y entregando, o integrando todos los eslabones que permita mi negocio, en este caso la producción y la venta).  En nuestro ejemplo,  tomo el precio minorista y lo divido por el costo de producción.  Gano 1,8 veces el dinero que invierto.  Hablamos antes de los costos ocultos, por ejemplo los de distribución o la luz de la heladera,  Para ser honesto, debería calcular los costos "minoristas " y descontarlos de mi "ganancia minorista", para tener más precisión en el cálculo.  

 

 
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 TEXTO PUBLICADO EN INFOHUERTAS Nº:

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